Categorii
Seo

Zece moduri de a castiga in cele din urma controlul asupra casutei dvs. primite haotice

Acest articol a aparut initial pe The Conversation si este republicat sub o licenta Creative Commons. Autorul este Paul Levy, cercetator principal in managementul inovatiei la Universitatea din Brighton.

Majoritatea dintre noi suntem dependenti de e-mail. Unele estimari spun ca petrecem aproape cinci ore si jumatate in fiecare saptamana verificandu-l.

In ciuda exploziei retelelor sociale din ultimii ani, e-mailul nu este in declin. Sondajele estimeaza ca numarul de e-mailuri trimise in fiecare zi va creste la 246 miliarde in 2019 (in crestere fata de 205 miliarde in 2015). Si exista dovezi ca e-mailul este la fel de important pentru tinerii ca si cei care erau acolo cand a fost inventat pentru prima data.

S-ar putea sa credeti ca toti lucram mai mult si mai mult. Exista ceva adevar in asta. Dar cresterea utilizarii e-mailurilor poate fi explicata si prin incercarile noastre de a face fata suprasolicitarii casutei de e-mail, alaturi de cresterea mai generala a dependentei digitale. E-mailul nu mai este rezerva computerelor noastre desktop si laptop si majoritatea dintre noi il acceseaza acum pe smartphone-urile si tabletele noastre, adesea in confortul propriilor paturi.

Avem tendinta de a raspunde rapid la e-mailuri, ceea ce sugereaza ca le verificam in mod constant si incercam sa golim cupa, chiar daca se umple din nou. Pentru a obtine in cele din urma stapanire asupra casutelor noastre primite, trebuie sa ne ocupam de cauzele profunde si nu doar de simptomele care apar frecvent.

Array

Iata zece modalitati de a castiga in cele din urma controlul asupra casutei dvs. primite haotice.

1. Opriti utilizarea e-mailului ca serviciu de chat surogat

E-mailul nu este conceput cu adevarat pentru conversatii rapide. Este nevoie de timp pentru a va plimba prin conversatii filetate, alungite, care aglomereaza casutele primite. Folositi metode alternative mai potrivite. Si, in mod ideal, rezolvati lucrurile fata in fata sau telefonic in primul rand.

2. Feriti-va de mesajele repetate

Aceasta este cunoscuta sub numele de „replicarea mesajelor”. Soseste un mesaj text: „Doar verific ca mi-ai primit e-mailul”. Suna telefonul: „Tocmai v-am trimis un e-mail”.

Multi oameni inca nu au incredere in deciziile convenite practic.

O multime de decizii prin mesagerie si e-mail nu sunt pe deplin crezute si ajungem la o ierarhie de replicare a mesajelor. Texte pentru confirmarea mesajelor din retelele sociale, e-mailuri pentru confirmarea textelor, apeluri telefonice pentru confirmarea e-mailurilor si intalniri fata in fata pentru confirmarea apelurilor telefonice.

Aceasta suprapunere consuma mult timp si poate confunda. E-mailul nu este un loc excelent pentru luarea deciziilor formale. Sala de sedinte in care ne intalnim ca fiinte umane reale este inca locul cel mai influent pentru multi oameni.

3. Indepartati gradina dvs. de e-mail

O cutie de e-mail aglomerata este ca o gradina acoperita de buruieni. Pe termen lung plateste sa petreci un timp regulat eliminand mesajele aglomerate.

Un sfat simplu si eficient este sa folositi functia de cautare si sa cautati termenul „dezabonati-va”. Acest lucru va genera un numar surprinzator de mare de buletine la care nu aveti nici o memorie de abonare.

Chiar si dupa GDPR, este posibil sa gasiti literalmente sute de e-mailuri nedorite. Treceti prin fiecare si dezabonati-va. Va fi un caz de durere pe termen scurt pentru castig pe termen lung.

4. Folositi intelept folderul de spam

Identificarea automata a e-mailurilor de spam s-a imbunatatit in ultimii ani. Dar ei inca se strecoara in casutele noastre primite. Acesta este un alt mod usor de eliminare a e-mailurilor. Merita timpul pentru a va educa folderul de spam pentru a deveni si mai bun, plasand acele mesaje suspecte in el. De asemenea, cautati in folderul dvs. de spam pentru a elimina orice e-mail legitim care a fost plasat acolo inutil.

5. Cereti prietenilor si colegilor sa nu mai trimita e-mailuri

Nu fi timid. Poate fi tacticos. O alta cauza a suprasolicitarii e-mailurilor sunt e-mailurile nedorite de la cei mai apropiati de dvs. Fii pregatit sa ceri politicos altor persoane sa nu-ti mai trimita e-mailuri care ar fi mai bine distribuite intr-o intalnire, la telefon sau ca mesaj text.

6. Pastrati-va cererile simple

Nu trimiteti e-mailuri prea complicate. Daca cereti cinci lucruri, o multime de oameni raspund corect la ultimul lucru din lista dvs. Acest lucru genereaza pur si simplu alte e-mailuri care cauta celelalte patru elemente.

7. Asigurati-va ca raspunsurile dvs. sunt cuprinzatoare

Raspundeti la toate mesajele pe care le primiti. In caz contrar, se creeaza doar alte e-mailuri care cauta la ce nu ati raspuns.

8. Verificati-va e-mailul numai la orele stabilite

Exista dovezi din ce in ce mai mari ca suntem mai productivi (si mai putin stresati) daca verificam si raspundem la e-mailuri doar de cateva ori pe zi. Este un mit ca trebuie sa fim in contact minut cu minut. Si, daca trebuie sa faceti acest lucru, e-mailul nu este cea mai buna metoda. Utilizati o forma de mesagerie instantanee.

9. Replicati titlul subiectului in corpul e-mailului

Ati putea crede ca a scrie ceva de doua ori este o risipa de efort. Nu este asa cu e-mailul. Scrieti exact ceea ce cauta e-mailul dvs. ca un scurt rezumat (maximum 15 cuvinte) in subiectul e-mailului si apoi terminati-va e-mailul cu aceeasi propozitie. Spunandu-l clar si de doua ori creste probabilitatea de a primi un raspuns complet si corect, precum si solicitarile de a primi un raspuns adecvat.

10. Renuntati complet la e-mail

Numarul de exemple de persoane si organizatii care au incetat sa mai foloseasca e-mailul si au folosit alte metode de comunicare, continua sa creasca (desi ramane de vazut cum va functiona acest lucru pe termen lung). Cu toate acestea, renuntarea la e-mail va poate face mai putin stresat si mai productiv. Alte metode de comunicare sunt adesea mai fluide. Este cu adevarat posibil. Incercati o saptamana.

Incercati unele sau toate aceste sfaturi. Uneori, acele lucruri pe care le consideram cel mai mult ca atare sunt chiar lucrurile care ne provoaca cele mai mari probleme.

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital, va rugam sa accesati  pagina noastra de Facebook   sau sa ne trimiteti un mesaj pe  Twitter .

Daca ti-a placut aceasta poveste, inscrie-te la buletinul informativ saptamanal bbc.com   numit „Daca ai citit doar 6 lucruri in aceasta saptamana”. O selectie selectata de povesti de la BBC Future, Culture, Capital and Travel, livrate in casuta de e-mail in fiecare vineri.