Categorii
Seo

Iubeste-l sau uraste-l, e-mailul a schimbat lumea

Daca ati trimis vreodata un e-mail persoanei gresite sau ati apasat „raspundeti tuturor” din intamplare, aceasta poveste va poate face sa va simtiti mai bine.

S-a intamplat in 2008, cand un avocat din Philadelphia a inceput sa scrie un e-mail catre un coleg. Misiva a implicat o solutionare propusa a unui proces impotriva gigantului farmaceutic Eli Lilly and Company. Avocatul a inceput sa introduca numele colegului ei in linia „trimite” si nu a observat ca e-mailul ei a completat automat un alt nume.

Destinatarul real? Un reporter din New York Times. Zile mai tarziu, ziarul a publicat o poveste de prima pagina despre decontarea propusa de miliarde de dolari. Nu este clar cat de mult a fost luata in considerare greseala, dar ramane una dintre cele mai discutate greseli de e-mail din toate timpurile.

Dominarea e-mailului in comunicatiile de afaceri inseamna ca avem cu totii povesti de gafe jenante – desi speram ca am evitat greselile de mai multe miliarde de dolari. O alta povara a acestui instrument: obligatia coplesitoare de a raspunde la casuta de e-mail. 

Dar, adora-l sau uraste-l, adoptarea e-mailului ca modalitate de comunicare in afaceri a transformat pentru totdeauna modul in care ne facem treaba. Intr-o generatie, trimiterea si primirea informatiilor au trecut de la un proces lent, incert la fulger.

Array

In aceste zile, oamenii trimit 100 de miliarde de e-mailuri legate de afaceri pe zi, potrivit cercetatorilor de la Grupul Radicati. Se asteapta ca acest numar sa atinga 130 de miliarde pana in 2017. Si totul s-a intamplat in doar cateva decenii. Foarte putini oameni au folosit e-mailurile in mod consecvent chiar si acum 20 de ani.

Sigur, multi dintre noi aveam conturi AOL pe atunci, dar acestea erau in mare parte personale. In anii ’90, raspunsurile rapide nu erau o norma si chiar faxurile erau considerate o modalitate mai eficienta de a trimite informatii decat e-mailul.

Acest lucru s-a schimbat la inceputul anilor 2000, cand e-mailurile de la birou au devenit omniprezente. Apoi a aparut BlackBerry in 2003. Nu a fost primul telefon care a permis accesul la e-mail, dar portabilitatea BlackBerry, usurinta operarii, tastatura la indemana si caracteristicile de securitate au facut ca profesionistii sa verifice e-mailul si sa raspunda la mesaje aproape imediat, chiar si in in afara orelor.

Foarte repede, e-mailul a schimbat drastic modul in care functioneaza aproape fiecare profesionist, a declarat Will Schwalbe, care este vicepresedinte executiv de dezvoltare editoriala si inovatie de continut la editorul de carti Macmillan din New York City. Dintr-o data, oamenii au devenit obsesivi in ceea ce priveste verificarea casutelor de intrare, petrecerea orelor de expediere si primire a mesajelor si ingrijorarea fata de regulile nedefinite ale etichetei e-mailurilor.

„A sosit pe lume fara nici un ghid cu privire la modul de utilizare”, a spus Schwalbe.

Schimbandu-ne munca si viata

In primele zile ale noului mileniu, Schwalbe era editor de carte si in curand a inceput sa observe cat de mult e-mail i-a consumat timpul. „Parca ne-am trezit cu totii intr-o zi si ne-am dat seama ca ne petrecem 70% din zilele noastre doar facand e-mail”, a spus el.

Asadar, in 2006, Schwalbe si scriitorul David Shipley s-au asezat sa creeze un fel de manual. Trimiteti: De ce oamenii trimit un e-mail atat de prost si cum sa o faceti mai bine a devenit unul dintre primele ghiduri pentru regulile e-mailului de afaceri.

Printre misivele sale: managerii ar trebui sa defineasca bunele practici de e-mail, angajatii ar trebui sa evite sa raspunda tuturor catre un mesaj de grup (rareori este necesar) si firmele ar trebui sa dezvolte stenografii interne, cum ar fi NRN, ceea ce inseamna ca nu este necesar un raspuns.

Pentru cei care o fac bine, e-mailul a devenit primul furnizor de informatii aproape instantaneu din lume. „E-mailul este doar un mecanism incredibil de comunicare cu oamenii”, a spus Schwalbe.

Linii neclare

Este greu de cuantificat cat de eficienta a devenit lumea datorita e-mailului, atat in ​​trimiterea de informatii, cat si in comunicarea de baza, cum ar fi organizarea unei intalniri sau a unei introduceri. Dar cu e-mailurile acum pe smartphone-uri si chiar ceasuri inteligente, a devenit, de asemenea, o povara pentru multi, un instrument care inseamna sa nu va deconectati niciodata de la locul de munca, a declarat Julie Morgenstern, expert in gestionarea timpului si autorul cartii Never Check Email in the Morning.

Problema este ca multi permit ca e-mailurile sa fie mai bune, chiar daca companiile lor nu au nevoie de raspuns 24-7, a spus Morgenstern. „E-mailul este un instrument incredibil de puternic, dar daca nu folositi precautie, va poate prelua tot ceea ce faceti.”

Dar un lucru este sigur: pur si simplu nu putem scapa de ea – si nu doar pentru ca munca noastra nu o permite. E-mailul creeaza dependenta, declansand aceleasi zone din creier ca si crack-ul cocainei, potrivit cercetatorului Universitatii din Sheffield, Tom Stafford. Acest lucru se datoreaza faptului ca oamenii se pot grabi din sentimentul ca reusesc sa faca ceva raspunzand la e-mail.

In realitate, este un fals sentiment de realizare. In cea mai mare parte, e-mailurile nu apar nicaieri in fisele noastre de post. Exceptia de la acest lucru, a spus Morgenstern, ar putea fi persoanele aflate in serviciul pentru clienti ale caror sarcini includ trimiterea si primirea de mesaje. Pentru ceilalti dintre noi, performanta noastra la locul de munca si daca suntem considerati de succes, probabil ca nu vor fi definite niciodata de cate e-mailuri trimitem pe zi.

Prea mult lucru bun

Secretul pentru a sparge dependenta de e-mail este de a incepe prin reducerea orelor din zi pe care le trimiteti prin e-mail, a spus Morgenstern. Incepeti evitand casuta de e-mail in prima ora a zilei. Apoi adaugati ora inainte de a merge la culcare. In curand, veti lucra pana la raspunsul la e-mailuri in momentele zilei, considerate in general cele mai putin productive pentru realizarea altor lucrari, cum ar fi chiar inainte de pranz si chiar inainte de a pleca pentru ziua respectiva.

Ce se intampla daca ramai in urma si ai o mie de e-mailuri in casuta de e-mail? „Nu incercati sa ajungeti din urma”, a avertizat Morgenstern. „Nu o vei face niciodata”.

In schimb, declarati falimentul prin e-mail, un termen creditat unui profesor de drept de la Harvard in 2004. Aceasta incepe prin crearea unui folder numit, sa zicem, „2014”. Plasati toate acele e-mailuri vechi acolo. Probabil ca nu le veti trece niciodata pe toate, asa ca ar putea la fel de bine sa le lasati si sa le luati de la capat.

Cu acea ardezie curata, este timpul pentru cele mai bune practici.

E-mailul este mai usor de gestionat pentru cei care raspund mai rar, a spus Natalie Houston, antrenor de productivitate si profesor asociat de engleza la Universitatea din Houston din Texas. Daca raspundeti imediat la e-mailuri, va instruiti colegii de munca sa creada ca sunteti intotdeauna disponibili. Asteptati cateva ore inainte de a raspunde daca nu este urgent.

Luati in considerare modul in care scrieti si trimiteti e-mailuri. Puteti diminua povara tuturor e-mailurilor, tot timpul, scriind cu atentie misivele, folosind grafice scurte, puncte marcate si sub-titluri, a spus Houston.

O conversatie tipica pe e-mail include sapte note. Efectuarea efectiva a acelui mesaj initial inseamna mai putine urmariri, ceea ce va va ajuta sa va dezlantuiti caseta.

„Aceleasi reguli despre scrierea unei propuneri bune se aplica si scrierii unui e-mail bun”, a spus Houston. „Vrei sa fie usor de inteles si sa-ti exprimi ideea fara prea mult inainte si inapoi”.

Exista, de asemenea, doar aceasta regula simpla pe care o urmeaza Schwalbe: daca este controversata sau complicata, nu este pentru e-mail.

Pentru mai bine

Desi casutele de e-mail debordante pot crea stres si distragere a atentiei, nu se argumenteaza ca a schimbat fundamental multe industrii in bine. Exemplu: Taylor Packaging in Imperial, Missouri.

La sfarsitul anilor 1990, proiectantul ambalajelor din plastic a trimis probe clientilor prin posta. Apoi, uneori saptamani mai tarziu, esantionul se intorcea cu o nota a modificarilor dorite de client. Ar urma mai multe runde. Acum, directorul executiv al companiei, Sara Taylor Hardy, trimite prin e-mail un model digital si primeste modificari uneori in cateva ore.

„Obisnuia sa dureze sase saptamani pana la sfarsit prin posta cu melci”, a spus Taylor Hardy. „Acum? Putem primi piese completate unui client intr-o saptamana, cu usurinta. ”

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital,  accesati pagina noastra de Facebook sau trimiteti-ne un mesaj pe Twitter.